פרודוקטיביות היא מונח המשתמשים בו הרבה בעסקים, אך מה המשמעות של זה בתכלס? מהי פרודוקטיביות וטיפים איך לנהל ולמדוד אותה:

פרודוקטיביות היא מונח המשמש לעתים קרובות בעסקים, אך מה המשמעות של זה בפועל? מילון קולינס מגדיר זאת, כמישהו או משהו פרודוקטיבי המייצר או עושה הרבה עבור כמות המשאבים המשמשים אותו.

פרודוקטיביות של עובדים חשובה במיוחד בעסקים קטנים, כאשר המשאבים מוגבלים יותר מכפי שהיו בחברה גדולה. על פי מחקר שפורסם על ידי Opus Energy, 86% מהטענות על חברות קטנות ובינוניות בבריטניה כי הפרודוקטיביות היא סוגיה רצינית. 

לפני יישום אסטרטגיות לשיפור התפוקה במקום העבודה, בעלי עסקים קטנים עשויים לרצות למדוד כיצד הצוות שלהם עובד כרגע בכדי לזהות נקודות הדבקה. 

קשור: מהי מוטיבציה פנימית? ואיך מקבלים אותה

מדידת התפוקה במקום העבודה שלכם

בהקשר של מקום העבודה, ניתן להגדיר את הפרודוקטיביות ככמות העבודה (או התפוקה) אותה עובד מייצר במהלך המשמרת שלו . אז במילים פשוטות, ניתן למדוד את הפריון של אופה בכמה מאפים שהם אופים במהלך המשמרת שלהם. 

יש נוסחה פשוטה המשמשת לעתים קרובות בעסקים:

פרודוקטיביות = פלט ÷ קלט

עם זאת, לא תמיד פשוט למדוד את זה בצורה כל כך מוחשית. האופן בו אתה מודד את זה בתוך העסק שלך יכול להיות תלוי בענף שאתה פועל בו. כל ענף וכל תפקיד עבודה בענף זה יצטרכו שיטה אחרת על מנת למדוד עד כמה אנשים עובדים באופן פרודוקטיבי. כיצד חברת רואי חשבון יכולה, למשל, למדוד את זה כאשר הם לא בהכרח מייצרים מוצר פיזי? חסוך להגדרת הצוות שלך משימה ותזמון כמה זמן לוקח להם להשלים אותה, האם יש דרך למדוד את הפרודוקטיביות בענפים הלא מוחשיים האלה? 

מהי פרודוקטיביות? וטיפים איך לנהל ולמדוד אותה
תמונה – unsplash מהי פרודוקטיביות?

תעשיות העסקים והשירות

הערכת הפרודוקטיביות בענפי השירות או בעסקים שאינם מייצרים מוצר פיזי יכולה להיות קשה. כאשר התפוקה של יום עבודה אינה ברורה כפי שהיא יכולה להיות בענפים אחרים, האם יש דרך למדוד עד כמה הפרודוקטיביות של הצוות שלך בעבודה? 

גיליון זמנים הם שיטה נפוצה בעסקים כדי לרשום את משך הזמן המוקדש למשימות עבור כל לקוח. ניתן להשתמש באותו עיקרון גם במדידת הפריון בעסקים מבוססי שירות. גיליונות זמנים יכולים לשמש כדרך לעובדים לרשום כמה זמן הם מבזבזים על משימות מסוימות. זה לא רק יראה לך עד כמה הם יעילים במהלך יום העבודה, אלא שזה עשוי גם לאפשר לך לראות אם משימות מסוימות גוזלות יותר מדי מזמן של הצוות שלך. זה עשוי לעזור לך לזהות היכן חברי הצוות זקוקים לעזרה בעומסי עבודה. עם זאת, יישום לוח זמנים בתוך העסק שלך יכול גם להיות עם מערכת אתגרים משלו. הצוות שלך עשוי להרגיש שמפקחים עליו מההנהלה ושמעקביהם קשים אחר ימי העבודה שלהם מה שעלול להשפיע על מורל הצוות. 

קשור: 17 הרגלים קטנים לפעולה הצלחה ושגשוג בחיים

אחת הדרכים למדידת היעילות של הצוות היא פשוט לדבר עם הצוות שלך. לשאול אותם על עומסי העבודה שלהם וכיצד הם מנהלים את הזמנים שלהם, דרך זו עשויה לזהות אזורים שגוזלים יותר מדי מזמנם. חלק מהמשימות הללו עשויות להיות מיותרות, כמו דרישות מנהל מסוימות שיוכלו להאציל בכדי לפנות חלק מזמנן להתמקד במשימות יצרניות יותר.

סקירות ביצועים

ביקורות על ביצועים יכולות להיות אחת הדרכים למדידת רמות הפרודוקטיביות בעסק שלך. עבודה עם הצוות שלך לקביעת יעדי ביצועים אישיים בהתבסס על ההתפתחות האישית שלהם כמו גם יעדים עסקיים כוללים יכולה לעזור לך לפקח על מידת הייצור שלהם באופן פרודוקטיבי. עובדים אשר פוגעים באופן קבוע ביעדי הביצועים שלהם עובדים פוטנציאל ברמה יעילה ביותר, ואילו אנשים הנאבקים לעמוד ביעדיהם עשויים להזדקק לעזרה רבה יותר בעבודה יעילה ופרודוקטיבית יותר.

איך למדוד את הפרודוקטיביות

לצד השיטה שבה נמדדים בתוך עסק, יכולים להיות אתגרים אחרים שעומדים בפני בעלי עסקים בעת ניתוח עד כמה אנשים עובדים בצורה יעילה. 

בתפקידי שירות לקוחות, כגון צוות מוקד טלפוני, השיטה המסורתית למדידת הפרודוקטיביות תהיה מספר השיחות שנציג שירות לקוחות מבצע במהלך המשמרת שלהם. עם זאת, הדבר אינו לוקח בחשבון את רמת השירות שנמסרה ללקוחות. עובדים אשר נמדדים בפריון שלהם בדרך זו עשויים להתפתות להזדרז לשיחות על מנת להתאים כמה שיותר למשמרות שלהם מבלי לקחת בחשבון את איכות השירות שהם מספקים. 

כאן נכנסת לחשיבות של פיקוח על יעילות. בעוד שהפרודוקטיביות בוחנת את התפוקה שמפיק עובד בהשוואה לתשומות שלהם (משך הזמן שהם בילו בעבודה, למשל), היעילות בוחנת את איכות העבודה הם מייצרים כמו גם את התפוקה. כתוצאה מכך, עסקים מסוימים עשויים להיראות ולשלב את המדידה של השניים על ידי הכללת התפוקה רק באיכות טובה.

קשור: איך להגיע ליעדים שלך בחיים במהירות (הצבת מטרות)

פרודוקטיביות במקום העבודה יכולה לרוב להתבלבל עם כמות השעות שעובד מבלה במשרד. אם מישהו נשאר במשרד עד הלילה בשעה 20:00 כשכול העובדים האחרים הלכו כבר הביתה, זה לא בהכרח אומר שהם עובדים קשה יותר מכל אחד אחר. במקום לפקח על משך הזמן שאליו מישהו נמצא במשרד, יש למדוד את הפרודוקטיביות על פי התפוקה שהם מייצרים ואת איכות העבודה שלהם.

כיצד לשפר את הפרודוקטיביות בחיים ובעסק שלכם

אם יש צורך בשיפור הפרודוקטיביות בעסק שלך, ישנם מספר צעדים שתוכל לנקוט בהם:

  1. הגבל פגישות. פגישות יכולות להיות גורם גדול לאובדן הפרודוקטיביות בעבודה. נסה להגביל את מספר הפגישות שאתה והצוות מקיימים היכן שניתן. כאשר יש לכם פגישות, קבעו מגבלת זמן למשך הפגישה והקפידו עליה.
  2. הכינו רשימת מטלות ראשונה. אחת הדרכים להבטיח כי אתם והצוות שלכם יתחילו את היום למתחיל חיובי היא לכתוב רשימת מטלות ולהתמודד עם המשימות הפחות אהובות עליכם.
  3. תמכו בצוות שלכם. כשיש דברים שקורים בחיינו האישיים, זה יכול להיות קשה להתרכז בעבודה. הצעת תוכנית סיוע לעובדים לצוות שלך יכולה לספק להם אפשרות לדבר עם איש מקצוע מיומן על כל דבר שעלול להפריע להם, בכל פעם שמתאימה להם.
  4. מָשׁוֹב. ודא שאתה נותן לצוות שלך משוב בונה באופן קבוע על העבודה שהם מבצעים, ועודד גם עמיתים למשוב עמיתים.
  1. כלים ומערכות. השקיעו בכלים ובמערכות הרלוונטיות לעסק שלכם שיכולים לעזור לכם לגזור משימות מנהל מסוימות עבור הצוות שלכם, ולשחרר אותם לעבודה שעשויה להועיל לעסק שלכם בטווח הרחוק. 
  2. יתרונות. זה עשוי להפתיע מעט כי האושר של העובדים משפיע על התפוקה שלהם. על פי מחקר שנערך על ידי אוניברסיטת וורוויק, רמת הסיפוק מהעבודה גרמה לאנשים 12% יותר פרודוקטיבי  . אתה יכול לחפש זכיות קטנות יותר ומהירות כדי לשפר את המורל, כמו למשל לספק ארוחת בוקר בחינם לצוות שלך בוקר אחד או לארגן טיול צוותי. לחלופין, אתה יכול לחפש ליישם חבילת הטבות עובדים מקיפה יותר הכוללת הטבות כמו ביטוח רפואי פרטי ושוברים לטיפול בילדים.
  3. עבודה גמישה. מקומות עבודה יכולים להיות מסיחים דעת, במיוחד כאשר למישהו יש פרויקט גדול שהוא צריך להתרכז בו. אנשים מסוימים עשויים לגלות שהם מסוגלים לעבוד בצורה יעילה יותר בבית, שם יש להם פחות סיכוי להסיח את דעתם.

אין גודל אחד שמתאים לכל גישה כשמדובר במדידה עד כמה הפרודוקטיביות של הצוות שלך עובדת באמת. זה דורש שיטה וסבלנות רבה הרבה יותר מותאמת אישית כדי להיות המתאימה ביותר לעסק ולתעשייה שלך. אמנם זה מגיע עם מערכת אתגרים משלו, אך ישנם יתרונות רבים הקשורים למדידת הפריון והיעילות של הצוות שלך הן עבור העסק והן עבור האנשים שלך.