אימיילים קשים הם בלתי נמנעים בשלב מסוים בקריירה שלך. בין אם זה אומר לא לקחת על עצמך פרויקטים נוספים או סתם לבקש חופש. איך לכתוב מייל בצורה נכונה עם צאט ג'י פי טי (ChatGPT):
אימיילים קשים הם בלתי נמנעים בשלב מסוים בקריירה שלך. בין אם זה אומר לא לקחת על עצמך פרויקטים נוספים או לבקש חופש, זה יכול להיות מעורר חרדה לכתוב את המייל ואז למצוא את האומץ ללחוץ על שלח.
ידוע ש-ChatGPT עוזר לאנשים לכתוב מכתבי כיסוי וקורות חיים, אז אתה עשוי לתהות אם זה יכול לעזור לך גם לכתוב מיילים קשים. אם תספק ל-AI מידע הולם, תוכל לקבל תוכן שישמש כבסיס לדוא"ל שלך. ChatGPT יכול לעזור לך להתמקד במסר בלי אף אחד מהרגשות שאתה חווה.סגור
שלב 1: פתח את ChatGPT
אתה מוכן להתחיל אם כבר יש לך חשבון עם ChatGPT. אם אתה חדש ב- צאט ג'י פי טי, אתה יכול ליצור חשבון באמצעות הדוא"ל או חשבון גוגל שלך. אם אתה נרשם לחשבון חדש, כדאי שיהיה לך את הטלפון הנייד שלך בקרבת מקום, מכיוון שהפלטפורמה תשלח לך הודעת טקסט קוד אישור כדי להתחיל.
שלב 2: הצג את עצמך ואת תפקידך בארגון
לפני שתבקש מ- צאט ג'י פי טי (ChatGPT) לכתוב אימיילים הקשורים לעבודה, עליך להציג את עצמך, את העבודה שלך והאחריות שלך לפלטפורמה. צאט ג'י פי טי תשתמש במידע שאתה מספק כדי ליצור את האימיילים שהיא מציעה.
כאשר אתה שולח את ההקדמה שלך, הפלטפורמה תגיב ותודיע לך את המידע החיוני שהיא השיגה מההקדמה שלך. אם זו הפעם הראשונה שאתה עובד עם הפלטפורמה, אתה תעריך את המשוב החיובי שהיא נותנת לך כשאתה מציג את עצמך.
שלב 3: הנח ל- צאט ג'י פי טי לכתוב את האימייל הרצוי
לאחר שתודיע ל-צאט ג'י פי טי ( AI ChatGPT) על העבודה שלך ועל מי אתה עובד, הוא מוכן ליצור את האימיילים המאתגרים שאתה צריך עזרה בכתיבה. תופתעו לטובה מהמהירות שבה הבינה המלאכותית יוצרת אימיילים שאיתם תוכלו לעבוד.
מייל התפטרות
בין אם אתה נרגש מהשלב הבא בקריירה שלך או עוזב כי נמאס לך מהנסיבות הנוכחיות שלך, כתיבת דוא"ל התפטרות יכולה להיות קשה. אתה לא רוצה לשרוף גשרים, אז אתה רוצה לעזוב בחיוב.
אל תשכח שייתכן שתזדקק להפניות בעתיד, ואתה רוצה להיות בטוח כשאתה מספק את שמות האנשים שאיתם עבדת. מכתב ההתפטרות שלך אינו הזמן לפרוק מידע על ניהול, מדיניות חופשות או להתלונן על עמיתיך לעבודה; מדובר במתן הודעה למעסיק שלך.
למעלה תראה מכתב התפטרות שנוצר על ידי צאט ג'י פי טי (ChatGPT) שאומר שלום ומודיע להנהלה שתעבוד איתם כדי להפוך את המעבר לחלק ככל האפשר. האם אתה רוצה להתפטר מעבודתך? הנה כמה שיקולים פיננסיים שכדאי להתכונן אליהם .
נוסח מכתב התפטרות לדוגמא
בשאלה לצאט ציין את שמך המלא, כתובת ותפקידך בחברה.
עזור לצאט ג'י פי טי בכך שתעניק לו מידע נוסף כמו סיבת התפטרות, מצב אישי ועוד.
דוא"ל כדי ליידע את הממונה שלך שאתה לא מתכוון לעמוד במועד האחרון
אם אתה מתקשה לעמוד במועד האחרון, עדיף ליידע את הממונה או המנהל שלך בהקדם האפשרי. כאשר ההנהלה מודעת לכך שאינך מסוגל לעמוד בתאריך היעד, ייתכן שהיא תוכל לבצע התאמות שיאפשרו לך לעמוד בתאריך היעד.
כאשר אנשים אחרים או השלב הבא תלויים בעמידה בדדליין, הכל יכול להיעצר עד להשלמת המשימה. לתת לאנשים המסתמכים עליך לדעת שאתה לא מתכוון לבצע את המועד במוקדם מאשר במאוחר יכול לעזור לך לשמר את הקשרים עם ההנהלה והצוות שלך.
דוא"ל לבקשת חופשת חירום
אתה כבר מרגיש לחוץ מהמצב שגרם לצורך בבקשת החופשה, והתמקדות בכתיבת אימייל היא הדבר האחרון שאתה חושב. כדי להתמודד עם החירום שלך, עליך לכתוב דוא"ל למנהל או לממונה שלך בבקשה לחופשה.
גם אם כבר שוחחת על החופשה עם המנהל שלך, ייתכן שתצטרך להגיש לו משהו בכתב. היה מציאותי לגבי כמה זמן אתה צריך, וקבע ציפיות סבירות למעסיק שלך לגבי המועד שבו אתה מצפה לחזור לעבודה.
מכיוון שיש סבירות שזו בקשה של הרגע האחרון, ייתכן שתרצה לציין כיצד ניתן להשיג אותך אם אתה מתכנן להיות מחוץ לעיר. אתה יכול גם להבטיח למנהל או למנהל שלך שתבדוק את הדואר האלקטרוני וההודעות הקוליות שלך באופן קבוע כדי להישאר באחריות שלך.
בתמונה הבאה בקשתי מצאט ג'י פי טי לכתוב לי דוגמה לאימייל "חופשת חירום" עבור המנהל שלי
דוא"ל כדי לומר "לא" לפרויקט
אולי תרצה להשיב לבקשה לקחת על עצמך פרויקט אחר בסימן " אתה צוחק עליי? " , אולי עדיף שתגיב בטקט. כדאי לשלוח את המייל במהירות, במיוחד אם אתם נוטים לומר כן להכל.
אם תחכו יותר מדי לשליחת המייל, אולי תמצאו סיבות שישכנעו אתכם להגיד כן, גם כשהאינטואיציה שלכם אומרת לכם שזה לא רעיון טוב, וכבר יש לכם הרבה על הצלחת. אתה צריך לוודא שהמייל לא ייראה כאילו אתה פשוט לא רוצה לעשות את העבודה.
שנה את האימייל ש-ChatGPT מייצר כדי להתאים למדיניות הארגון ולהתאים לאדם שהגיש את הבקשה. דוא"ל לממונה שלך יהיה רשמי יותר מאשר דוא"ל לעמית לעבודה. אם אתה צריך לעבוד על זה, אולי תעניין אותך ללמוד איך לומר "לא" בעבודה בנימוס .
דוא"ל כדי לקבל בהירות על סדרי עדיפויות ארגוניים
לפעמים אנחנו יכולים להיות מוצפים בחובותינו ולא יודעים מאיפה להתחיל. במקום לנסות להבין את זה באופן עצמאי, הדבר הכי פרודוקטיבי שאתה יכול לעשות הוא לשאול את המנהל או הממונה שלך במה הם רוצים שתתמקד.
בקשת עזרה יכולה להיות מפחידה, מכיוון שאיננו רוצים להיראות כאילו איננו יודעים מה אנו עושים. עדיף לשאול מנהיגות מאשר להניח. אתה אולי חושב שמשהו צריך להיות בראש סדר העדיפויות, אבל זה אולי לא מה שחשוב לארגון.
במקום לבזבז את זמנך על פרויקט שאינו בראש סדר העדיפויות של הארגון, עדיף לבקש אישור. אם אתה זקוק לעזרה בתעדוף, ייתכן שתתעניין באפליקציות הטובות ביותר בהן תוכל להשתמש כדי לתעדף משימות בעבודה .
שלב 4: סקור וערוך את הודעות האימייל ש-ChatGPT AI יוצר
ברגע ש-ChatGPT יוצר אימייל באמצעות ההנחיה שלך, עליך לעיין בו ולבצע את העריכות הנדרשות. ייתכן שחלק מהדברים המוזכרים בטיוטה לא חלים עליך, וה-AI עשוי לפספס מידע קריטי שברצונך לכלול.
שלב 5: שלח את האימייל
זה כנראה החלק המאתגר ביותר בכתיבת מייל קשה. תפסיק לדאוג מהתגובה, ושלח אותה! לפני שתלחץ על שלח, אולי תרצה ללמוד את הטעויות שגורמות לדוא"ל עסקי להיראות לא מקצועי .
קשור: 10 כלי בינה מלאכותית AI הטובים ביותר למדיה חברתית
יש לשלוח מיילים קשים
שליחת אימיילים בעלי אופי שלילי יכולה להיות מאתגרת, אך היא צריכה להיעשות. הימנעות מנושאים מורכבים עלולה לגרום ליותר בעיות מאשר ההתייחסות אליהם יוצרת. למרות שניסוח אימייל קשה עשוי לעורר חרדה, אתה תרגיש טוב יותר ברגע שתלחץ על שלח.
המנהל או הממונה שלך אולי לא יהיו מרוצים מההודעה, אבל הם יעריכו אותך שתגיד להם מה קורה בהתראה מספקת. התמודדות עם קונפליקטים אולי אינה הדבר המועדף עליך לעשות, אבל חשוב לנהל אותו ביעילות. ניהול קונפליקטים הוא מיומנות חיונית ללמידה מקצועית ואישית.
